Så fungerar visselblåsartjänsten

Vi är måna om att göra rätt och att upprätthålla våra medarbetares, samarbetspartners och allmänhetens förtroende för oss och vår verksamhet. Vi vill därför göra allt vi kan för att upptäcka och hindra eventuella missförhållanden i vår verksamhet så tidigt som möjligt. I vår visselblåsartjänst kan du lämna en rapport om misstanke om allvarliga missförhållanden.

Läs hur du gör nedan.

Visselblåsartjänst

Vi har anlitat en oberoende mottagarfunktion som hanterar vårt rapporteringssystem för att bibehålla en oberoende och självständig hantering av rapporterna. Alla inkomna rapporter och meddelanden hanteras på ett sätt som säkerställer konfidentiell behandling av din identitet. Din rapport kommer att vara krypterad och inga IP-adresser kan spåras.

För att säkerställa din anonymitet – tänk på följande:

  • Använd inte företagets dator eller nätverk.
  • Du kan också ringa till en röstbrevlåda och lämna din rapport: telefon +46 36 330 07 40

Vad kan jag rapportera?

Visselblåsartjänsten ska användas för att rapportera information kring missförhållanden som rör organisationens vitala intressen, individers liv eller hälsa eller missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.

Kom ihåg att du inte behöver ha bevis för att din rapport är sann utan det räcker med att du är i god tro kring dina farhågor.
Det är dock inte tillåtet att ljuga eller medvetet lämna falsk information i din rapport.

Information som enbart rör din personliga arbetssituation såsom missnöje gällande lön eller liknande utgör i regel inte ett visselblåsarfall.

Information om personuppgiftsbehandling

Visselblåsningsfunktion

Nedan följer information om den personuppgiftsbehandling som sker i samband med vår hantering av visselblåsarärenden.

När du använder visselblåsartjänsten hanteras dina personuppgifter på olika sätt beroende av hur du använder tjänsten. Du kan välja att uppge namn och kontaktuppgifter om du vill ha möjlighet att bli kontaktad direkt. Du kan även välja att vara anonym. Om du väljer att vara anonym så behandlas inte ditt namn och dina kontaktuppgifter men du kan fortfarande få återkoppling i ärendet genom visselblåsartjänsten. Rapporten du lämnar in kommer att vara krypterad och din IP-adress kan inte spåras. För att vara säker på anonymitet ska du följa de instruktioner som ges och inte använda dig av kommunens datorer eller nätverk när du rapporterar.

Kommunen har inte kunskap på förhand om vilka uppgifter som kommer att lämnas till visselblåsartjänsten. Det innebär att det kan komma in uppgifter som rör känsliga personuppgifter och andra integritetskänsliga uppgifter om medarbetare, brukare, elever och andra grupper. Därmed är det endast ett begränsat antal personer hos leverantören, som har behörighet till systemet och ansvar för att följa upp och hantera ärenden som inkommer.

Det är Kommunstyrelsen i Bjuvs kommun som är ansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker genom kommunens visselblåsartjänst. Leverantören av tjänsten är personuppgiftsbiträde.

Ändamål med behandlingen och laglig grund

Ändamålet med behandlingen är att kunna uppfylla de lagkrav som ställs på organisationen att tillhandahålla visselblåsning och genomföra den utredning som ärendena kräver. Ändamålet är också att behandla personuppgifter där det är nödvändigt i samband med uppföljningsärenden. Detta innebär att vi kan behöva behandla personuppgifter för att:

  • Hantera rapporterade visselblåsarärenden,
  • Tillvarata organisationens rättigheter och skyldigheter utifrån de oegentligheter som framkommer i visselblåsarärenden,
  • Uppfylla de lagkrav som ställs på organisationen.

Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter i samband med visselblåsarärenden är som utgångspunkt rättslig förpliktelse enligt 5 kap. 2 § i lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

Kategorier av registrerade

I samband med hantering av visselblåsarärenden kan behandling av personuppgifter ske avseende följande kategorier av registrerade:

  • Den som rapporterar ett ärende, om hen inte väljer att vara anonym,
  • Den eller de som förekommer i en rapportering,
  • Den som har en administrativ roll att behandla och utreda rapporterade ärenden.

Utlämnande av uppgifter och personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kan komma att lämnas ut till myndigheter (till exempel polismyndighet i de fall visselblåsarärenden leder till polisanmälan). Uppgifter kan också komma att lämnas ut till andra nämnder inom kommunen i samband med utredning, uppföljning och åtgärder med anledning av ett visselblåsarärende.

Meddelanden som kommer in till kommunen blir som huvudregel allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen. Detta innebär att dessa diarieförs, registreras och vid en begäran kommer att prövas för utlämning. Utlämnande sker om det inte föreligger sekretess.

Behandling i samband med visselblåsarärenden sker också hos personuppgiftsbiträden. Dessa får enbart agera på våra instruktioner vilket regleras särskilt i biträdesavtal.

Överföringar till tredje land

Kommunen strävar efter att inte överföra uppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES och all lagring av personuppgifter som avser innehållet i visselblåsarärenden sker inom EU/EES på servrar som ägs av bolag inom Sverige.

Inloggningsadministrationen sker genom active directory, Microsoft Azure. Lagringen sker inom EU/EES men eftersom en underleverantör är amerikansk finns det en risk att inloggningsrelaterade personuppgifter kan komma att göras tillgängliga för amerikanska myndigheter vilket kan ha negativ påverkan på integritetsskyddet eftersom amerikanska myndigheter inte är bundna till att följa GDPR. För det fall att överföring till tredje land sker finns det standardavtalsklausuler som skyddsåtgärd. Vänligen kontakta oss för mer information om hur vi skyddar dina personuppgifter.

Lagring och gallring

Dina personuppgifter som förekommer i ett visselblåsarärende kommer sparas i enlighet med rutinerna i kommunstyrelsens informationshanteringsplan.

De personuppgifter som förekommer för att hantera administration och behörighet sparas så länge behörigheten gäller.

När lagringstiden löper ut gallras samtliga personuppgifter.

Om ett ärende kräver fortsatt utredning internt kommer kommunen och leverantören att fortsätta behandla dina personuppgifter så länge ärendet kräver det.


Säkerhet

Kommunen och leverantören vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder för att förhindra och begränsa risker som är förknippade med att utge personuppgifter såsom obehörig åtkomst, avslöjande, missbruk, förändringar och förstörelse. Endast ett fåtal behöriga personer bundna av sekretess har tillgång till identifierbara personuppgifter.

Kontakt, klagomål och uppgifter till dataskyddsombud
Om du har några frågor avseende behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ut registerutdrag eller rättning av felaktiga uppgifter är du välkommen att kontakta kommunens kontaktcenter.

Postadress

Bjuvs kommun

Box 501

267 25 Bjuv

Besöksadress

Bjuvs kommun

Mejerigatan 3

267 34 Bjuv

Telefon 042-458 50 00

Fax 042-782 32

E-post info@bjuv.se

Om du har klagomål på hur Kommunstyrelsen behandlar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunen och även till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

I Bjuvs kommun finns ett dataskyddsombud som ska hjälpa de personuppgiftsansvariga med dataskyddsfrågor. Dataskyddsombudet är även kontaktperson gentemot IMY och allmänheten.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet för samtliga nämnder i Bjuvs kommun:
Melinda Höglind
Telefon: 042- 458 56 62
E-post: melinda.hoglind@bjuv.se

För ytterligare information om vår hantering av personuppgifter, här: Information till anställda och uppdragstagare om kommunens hantering av personuppgifter - Bjuvs kommun