Guide för föreningsadministratör

Föreningsadministratör är den eller de som är huvudansvarig för föreningen och ansvarar för att aktivitetsredovisningen sköts på ett riktigt sätt.

Föreningsadminitratörernas uppgifter är att:

  • Skapa användare åt nya ledare
  • Skapa närvarokort för föreningens träningsgrupper
  • Koppla ledare till närvarokort
  • Godkänna föreningens sammanställning för att ansöka om bidrag (oftast två gånger per år)

Ta kontakt med Martin Lind för att göra dig till föreningsadministratör för din förening.

Skapa ny ledare

Tryck på ”Ledare” i den vänstra menyn.

Högst upp på sidan har du en länk som heter ”Skapa eller återaktivera ledare”. När du tryckt där hamnar du på en sida där du ombeds skriva in personnumret på ledaren du vill skapa i formen ”ååååmmdd-nnnx” och därefter trycka på ”Gå vidare”.

Nästa sida visar ett antal fält som du ska fylla i. Finns personen redan i aktivitetskort på nätet så kan de redan vara ifyllda, då behöver du bara komplettera och trycka på ”Spara”. Finns inte personen fyller du i fälten och trycker på ”Spara”.

Skapa nytt närvarokort

Tryck på ”Ledare” i den vänstra menyn.

Tryck på en av de ledare som ska vara ledare för närvarokortet. Finns ingen av ledarna så skapar du hen. När du kommit in på ledarens sida så finns det ett textfält längre ner som heter ”Namn på nytt kort”. Skriv in namnet på det nya kortet och tryck på ”Skapa ett kort”. Se bild 1. Nu kan du börja registrera sammankomster.

Tänk på:

Det är bra att döpa närvarokortet till något generellt, som kan användas flera säsonger på rad. Döp hellre ett kort till ”F98 Fotboll Gul” än till ”F13 VT andra laget”, då ”F98” kan användas flera år på rad medan ”F13” måste ändras varje säsong, likt ”VT”. Att beskriva verksamheten med ”Fotboll” kan också vara bra i de fall det kanske finns ett F98 i innebandysektionen också.

Lägga till ledare på ett närvarokort

Tryck på ”Ledare” i den vänstra menyn.

Tryck på den ledare som du vill lägga till på närvarokortet. Finns inte ledaren så skapar du hen. När du kommit in på ledarens sida så finns det en knapp längre ner som heter ”Koppla till ytterligare närvarokort”. När du tryckt på den knappen så finns det en lista med alla kort som ledaren kan läggas till på.

Ta bort ledare från ett närvarokort

Tryck på ”Ledare” i den vänstra menyn. Tryck på den ledare som du vill ska försvinna från ett närvarokort. När du kommit in på ledarens sida så finns de närvarokort som ledaren är kopplad till listade längst ner. Tryck på kryssrutan i kolumnen längst till höger för att ta bort ledaren.

Tänk på:

Du får ingen varning när du trycker på kryssrutan, utan ledaren tas bort på en gång. Men gör du fel kan du alltid lägga till densamme på nytt. Ett närvarokort måste alltid ha minst en ledare kopplat till sig, så vill du ta bort den enda ledaren som finns på närvarokortet så måste du först lägga till den som ska ta över.

Ändra datum och tid för sammankomst

Har en ledare råkat sätta fel datum eller tid för en sammankomst är det lätt att ändra, men bara föreningsadministratörer har behörighet att göra det.

Tryck på ”Ändra sammank” i den vänstra menyn. Välj det närvarokort som sammankomsten är registrerad under i rullistan. Välj sedan sammankomsten det gäller i nästa rullist, se bild 1.

Fyll i rätt datum och/eller tid. Spara genom att trycka på ”Ändra”. Du kan även ta bort hela sammankomsten genom att trycka på ”Ta bort”.

Byta namn på närvarokort

Tryck på ”Byt namn, kort” i den vänstra menyn. Välj det kort som du vill byta namn på genom att trycka på kortnumret i kolumnen längst till vänster.

I fältet ”Namn på kort” fyller du i närvarokortets nya namn. Spara genom att trycka på ”Ändra”.

Godkänna periodrapport

Periodrapport är summan av föreningens alla deltagartillfällen och är det som skickas in från din förening till din kommun för ansökan av aktivitetsbidrag.

Tryck på ”Periodrapport” i den vänstra menyn. Välj den period du vill godkänna i rullistan ”Välj period”.

Periodrapporten består av en sammanställning av alla närvarokort i form av en tabell. I kolumnen längst till höger kan ni se en grön pil om någon av ledarna för det kortet har gett klarsignal om att de är färdiga.

Nederst i bild kan ni se utfallet för perioden, vilken bidragssumma ni kommer att få, om inga justeringar görs.

Godkännande och inskickande av periodrapport

Tryck på ”GODKÄNN” uppe till höger. Knappen kommer fram på periodens sista dag. Därefter kommer du till en sida där du ombeds gå i god för att uppgifterna ni lämnar är sanningsenliga och korrekta. Markera där kryssrutan och tryck sedan på ”Godkänn föreningens närvarokort”.

Tänk på:

Godkänn inte periodrapporten förrän du är helt klar med alla korrigeringar och närvaromarkeringar. Det går inte att lägga till eller ändra sammankomster för en godkänd period. Ni har inte rätt att lämna kompletteringar till godkänd periodrapport, om ingen sådan överenskommelse är gjord.

Ta bort närvarokort

Det finns två borttagningsfunktioner för att ta bort ett närvarokort: ”Avslut” och ”Borttag”.

Borttag kan endast användas på kort som inte har ingått som underlag till en bidragsutbetalning, vilket betyder att funktionen endast kan användas från att du skapade kortet fram till att du godkänt periodrapporten som innehöll kortets första sammankomst. Borttag-funktionen raderar hela kortet, med alla sammankomster som är kopplade till det.

Avslut används på kort som har ingått som underlag till en bidragsutbetalning. Funktionen ”gömmer undan” kortet och blockerar således framtida användning av det, men sammankomsterna finns kvar. Avslut-funktionen kan endast användas på kort som inte har några registrerade sammankomster under innevarande period.

Borttag av kort (alternativ 1)

Tryck på ”Borttag av kort” i den vänstra menyn. Tryck i kryssrutan för det kort du vill ta bort. Tryck på ”OK” när det frågas om du är säker.

Om närvarokortet inte listas så har det legat som underlag till en periodrapport och kan därför inte tas bort, utan du måste använda avslut-funktionen.

Avslut av kort (alternativ 2)

Tryck på ”Avslut av kort” i den vänstra menyn. Tryck i kryssrutan för det kort du vill avsluta. Tryck på ”OK” när det frågas om du är säker.

Om närvarokortet du vill avsluta inte har en kryssruta i kolumen längst till vänster så finns det sammankomster registrerade på kortet under innevarande period, så för att avsluta kortet måste du antingen vänta till nästa period eller ta bort de registrerade sammankomsterna.